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仕事が出来る人間になる:短い時間で大きな成果を出すタイムマネジメント方法

タイムマネジメントとは、直訳すれば「時間管理」ですが、厳密にいうと時間を管理することではありません。

時間を管理するのではなく、時間を有効活用するための行動の管理、が正しいのではないでしょうか。

ある目標を達成するために時間を有効活用し、仕事を効果的、効率的に進めるための技術、それがタイムマネジメントです。

1 日は 24 時間です。

これは仕事のできる人、できない人に関係なく万人に共通していることです。

しかし、同じ時間仕事をしていたのに成果に大きな差ができてしまうことがあります。

この差を作ってしまう大きな原因の1つが、タイムマネジメントです。

実際、タイムマネジメントがうまくできている人とできていない人との間には、1日何時間もの差ができてしまいます。

1 日 3 時間差がついたとすると、1 か月では 90 時間、1 年では 1000 時間以上も差がついてしまいます。

タイムマネジメントができない人は、できている人に比べて 1 年で 40日の差がついていることになるのです。

これでは差がつくのも当たり前ですよね。

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タイムマネジメント下手な人の特徴

あなたはタイムマネジメントができていますか!?

タイムマネジメントができていない人には共通の特徴があります。

もしあながた今、「時間がない、時間が足りない、時間を上手く使えていない」とお悩みであれば、下に記載する項目に当てはまっていないかチェックしてみてください。

もし当てはまっていてもショックをうける必要はありません。

改善点が見つかっただけです。改善すべき点が見つかったのはラッキーなことだと考えて、できることから改善していきましょう。

頻繁にメールや SNS をチェックしている

あなたは 1 日のうち、どれだけの時間をメールチェックや SNS に使っているか把握していますか!?

ちょっとした隙間時間やお昼休みなどに SNS をチェックしている人は要注意です。

あなたの体感ではわずかな時間かもしれませんが、実際に計測してみるとかなりの時間を使ってしまっていることがほとんどです。

メールや SNS のチェックは決められた時間だけおこなうように決めることで、時間的余裕を確保することができます。

朝の時間の使い方が下手

朝と夜では生産製に大きな違いがあります。

朝は睡眠後、疲れが取れたリフレッシュした状態の脳になっているため、脳の性能が最大限発揮できる時間です。

逆に夜は脳が疲れているため、パフォーマンスが低下してしまいます。

朝と夜では仕事の効率が全く違うのにも関わらず、それを考慮にいれず仕事をしている人は、タイムマネジメントが下手であるといえるでしょう。

朝という最もパフォーマンスが発揮され、忙しい時間を有意義に活用することがタイムマネジメントに必要なことです。

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気持ち頼りの仕事をしている

モチベーションが上がる時、上がらない時は誰でもあるものですが、モチベーションが上がった時はバリバリ仕事をするものの下がった時は一気に仕事効率が下がる、というのも困ったものです。

モチベーションは必ず上がるときと下がるときがやってきます。

モチベーションに頼って仕事をしてしまうと、下がった時にいつものパフォーマンスが出せなくなってしまいますので、気持ちの上下に頼らない方法で仕事をすることが大切です。

その仕事にどれほどの時間、日数がかかるか把握していない

任された仕事は何も考えず淡々とおこなう人がいますが、その仕事に必要な時間や日数がわかっていなければ、それを期限通りに終わらせることができる保証はありません。

期限に追われて残業をしたり、家に持ち帰って仕事をしたり、という人はその仕事を終わらせるための時間の見積もりが甘かったといえるでしょう。

言われるがままに何でも引き受けてしまう

タイムマネジメントがしっかりできていれば、自分が引き受けられる仕事量をきちんと把握することができます。

言われるがままに任された仕事をなんでも引き受けてしまう人は、仕事量が限界を超えていることがあります。

引き受けた時点では完遂させる気でいるのですが、やっていくうちに無理なことに気づいてしまいます。

自分のできる仕事量の限界を把握せずに仕事を引き受けても、期限通りに完遂できず信頼を失ってしまうことがほとんどです。

まずは自分の状況をきちんとチェックし、その仕事を引き受けられるかどうかを決めるべきなのです。

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やりたくないことは後回しにしてしまう

やりたくないことは後回しにしておき、ぎりぎりになってから対処する癖がついている人は、タイムマネジメントができていないことが多いです。

夏休みの宿題を終わり間際になってから慌ててまとめてやるというのと同じですね。

タイムマネジメントとは期限通りに仕事を終わらせるということも含まれています。

期限通りに終わらせるためには、何らかのトラブルが発生しても対応できるだけの余裕をもった計画を組む必要があります。

ギリギリまで後回しにしていると何かトラブルが発生した場合、間に合わなくなってしまう可能性もありますので、「後回し」というのをまずやめる必要があります。

睡眠不足

睡眠不足は集中力を低下させ、仕事のパフォーマンスを低下させてしまいます。

睡眠時間は必ず必要な時間です。ここを削ったり、その時間に頼らなければ完遂できない仕事計画はそもそも破綻しているといえます。

タイムマネジメントができていたとしても睡眠不足は、タイムマネジメントの実践を難しくしてしまいます。

ストレスが溜まっている

ストレスが溜まった状態では任されている仕事のスケジュールや期限を守ることができなくなってしまうことが多いです。

タイムマネジメント自体はできているのに、ストレスが原因でうまく行動できなかったり、仕事を進めることができなかったりすることがあります。

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タイムマネジメントのメリット

ここではタイムマネジメントをおこなうことで得られるメリットを紹介していきます。

ゴールを意識した仕事ができる

いついつまでにと期日が決められている仕事であっても、実際に業務をこなしている中での期日への意識が薄ければ時間にルーズになってしまいがちです。

タイムマネジメントでゴールを設定し、進行の管理をしながら仕事を進めることで時間意識の改善につながります。

ゴールまでどのくらい時間が残っているのか、今やっている作業にはあとどれくらいの時間がかけられるのかを、常に意識するようにしていれば自然と時間意識が身につくでしょう。

仕事の優先順位を決められるようになる

時間にルーズだと、今やっている仕事以外の仕事が急に飛び込んでた場合、仕事の全体像を考慮せずにまず飛び込みの仕事に着手してしまいがちです。

逆に飛び込みの仕事の緊急性、重要性を考慮せずに今やっている仕事を優先してしまう場合もあります。

時間にルーズであるということは、「仕事の進め方」と「優先順位の付け方」の両者に問題がある状態なのです。

タイムマネジメントは、前もって仕事の優先順位をつけているので飛び込みで入ってきた仕事をどのタイミングでこなせばいいのかを判断できるようになります。

計画の修正ができるようになる

何らかの事情で仕事の進行を修正しなければならなくなった時、柔軟に対応できるようになるのもタイムマネジメントのメリットの1つです。

全体的な仕事の流れがつかめていないと、スケジュールのうち、どの作業を変更すればいいかもわかりません。

全体的な仕事の流れを把握していれば、どの仕事をどのように変更すればいいのかがわかります。

これにより、急なトラブルや仕事の追加などにより仕事のペースが乱れて納期に間に合わなくなるといったことがなくなります。

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タイムマネジメントの手順

ここでは実際にタイムマネジメントをおこなう際の手順を学んでいきましょう。

ToDo リストを作る

タイムマネジメントの基本はまず、ToDo リストを作ることです。

・今あなたが抱えているやるべきこと
・これからやりたいと思っていること
・やった方がいいと思うこと

をどんどん書き出していきます。

ここでは締め切りや優先順位を考えず、思いついたものを全て書き出しましょう。

優先順位をつける

ToDo リストを作成したら、それぞれの項目に優先順位をつけていきます。

これにはアイゼンハワーマトリクスを使います。

アイゼンハワーはアメリカの 34代大統領で、時間管理の達人といわれていました。

そのアイゼンハワーが使った時間管理の手法がアイゼンハワーマトリクスです。

これは自分の持つ全ての業務を4つに分類する手法です。

具体的には全ての業務を

・重要であるか、そうでないか
・緊急か、緊急ではないか

これにより分類するのです。

この基準により分類すると全ての業務は次の 4 種類に分類されます。

第1領域:重要かつ緊急のタスク
第2領域:重要だが緊急ではないタスク
第3領域:重要ではないが緊急のタスク
第4領域:重要でも緊急でもないタスク

優先順位は

第1領域 > 第2領域 > 第3領域 > 第4領域

となります。

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第1領域の「重要かつ緊急のタスク」

このタスクは、最優先となり原則としてすぐにやることになります。

例えば期日が迫っている仕事で急がないと間に合いそうにない場合や、緊急の報告書の作成や、今日が期日の代金の支払い等です。

第2領域の「重要だが緊急ではないタスク」

緊急性が低いため今すぐに始める必要はありませんが、タスクの期限が近付くと第1領域の「重要で緊急」なタスクになってしまいます。

これを計画なく放置することで第1領域のタスクに追われることになってしまいますので、第2領域のタスクをいつからどのように取り掛かるのかをしっかりと計画する必要があります。

第3領域の「重要ではないが緊急のタスク」

重要性ではなく緊急性の高いタスクは自分で行う必要はありませんが、すぐに行う必要がありますので、任せられる人がいる場合はその人に緊急でやる仕事として割り振ります。

任せられる人がいない場合、何らかのツールやサービスを利用して自動化、効率化できないか検討します。

このタスクは人に任せるにしろ、ツールやサービスを利用するにしろ、管理者である自分がスケジュール通りにきちんとできているかを確認する必要があります。

第4領域の「重要でも緊急でもないタスク」

積極的に取り組まなくていい優先順位の低い仕事が、重要でも緊急でもないタスクです。

取り組むことで何らかのプラスがある可能性はありますが、このタスクより第2領域を優先させる方が良い場合
が多いです。

このタスクは積極的に取り組む必要はないため、手が回らない場合はおこなう必要はありません。

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プライベートをアイゼンハワーマトリクスで分類してみる

タスクの分類は人によっても変わると思いますが、基本的には信頼関係に関わることは重要性、緊急性共に高くなります。

プライベートのことでもアイゼンハワーマトリクスで分類してみるとわかりやすいかもしれません。

・仕事のメールの返信
・税金などの各種支払い
・ SNS
・健康診断の受診
・漫画週刊誌を見る
・部屋の模様替え
・お得意様からの着信
・晩御飯の買い物
・仕事先で知り合った人との食事の日時決定

これをアイゼンハワーマトリクスで分類してみましょう。

第1領域 重要かつ緊急のタスク

・仕事のメールの返信
・お得意様からの着信

仕事のメールにはすぐに返信しないといけません。

お得意様から着信があった場合はなるべく早く折り返しの電話を入れた方がいいでしょう。

どちらも信頼関係に関わりますので、重要かつ緊急であるといえます。

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第2領域 重要だが緊急ではないタスク

・税金など各種支払い
・健康診断の受診
・仕事先で知り合った人との食事の日時決定

どれも重要ですが、今すぐに実行する必要がなく、期日が先であることが多い案件がここに分類されます。

支払いは期日までに支払いを済ませればいいですし、健康診断も申し込めば受診日がある程度先の日に設定されることが多いです。

仕事先で知り合った人と、今度お食事でも、とプライベートの食事を誘われることもありますが、今すぐ行こうということはほとんどなく、先の予定を考慮して約束をすることが多いでしょう。

これらの案件は放置していると期日が迫り、第1領域の案件になってしまいますので、きちんとスケジュールを組むことが大切です。

第3領域 重要ではないが緊急のタスク

・晩御飯の買い物

晩御飯は毎日食べるものですし、買い物に行かないと晩御飯が作れませんので緊急のタスクに分類します。

しかし、どうしても時間がなかったり面倒くさい場合は残りものやカップ麺などで済ませたりもできるため重要ではない分類となっています。

第4領域 重要でも緊急でもないタスク

・ SNS
・漫画週刊誌を見る
・部屋の模様替え

これらはどれも別にやらなくても困らない案件です。

やれば楽しく、ストレス解消になったり、すっきりするかもしれませんが、どうしても今すぐやらなければならないことではありません。

仕事でもプライベートでも今抱えているタスクを分類することで、どのタスクから手をつければいいのか把握することができます。

仕事、プライベートで抱える全てのタスクを実行することは簡単なことではありませんが、タスクを分類し、どのタスクが重要、緊急なのかを把握することで、やみくもに手をつけるよりずっとうまくいきやすくなります。

タイムマネジメントは ToDo リストを書き出し、それをアイゼンハワーマトリクスで分類することが基本となります。

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目標を設定する

タイムマネジメントの手順でこれまでに ToDo リストを作り、それに優先順位をつけてきました。

次にすることはそれぞれに目標を設定することです。

目標設定には「SMART の法則」を使います。

SMART の法則は、1981 年にジョージ・ T ・ドランが発表した目標設定法で、目標達成を実現するための 5 つの成功因子「Specific」「Measurable」「Achievable」「Relevant」「Time-bound」の頭文字をとって名付けられています。

Specific(具体性)

まず SMART の法則の S は Specific、具体性という意味です。

目標設定は具体的におこなう必要があります。

具体的とは誰が見ても同じ意味にとれる、ということです。

複数の解釈があってはいけません。

数字で表現可能であれば数字で記載するのが具体的といえるでしょう。

例えばホームページの集客数の目標を設定する際は

・できるだけ集客数を増やす

という曖昧な内容では目標達成がしにくくなってしまいます。

目標を具体的にするのであれば

・月間の閲覧数を 10,000 にする

というように具体的に設定すると、現在の閲覧数が 5,000 だとすると目標までの差が具体的に把握することがで、その差を埋めるためにどんな行動をとればいいかを考えることができるようになります。

漠然とした目標ではなく、明確で具体的な目標を設定することによって、パフォーマンスの向上が期待できるのです。

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Measurable(測定可能)

SMART の法則の M は Measurable、測定可能であるという意味です。

目標設定は、測定可能なものでなければいけません。

例えば、

・勉強を頑張る

という目標では、どこまで頑張ったら、どういう結果がでたら目標達成なのかという判断ができません。

・次のテストで平均 90 点以上を取る

という目標であれば、目標を達成したかどうか測定することが可能です。

Assignable(割り当て)

SMART の法則の A は Assignable、割り当てという意味です。

目標設定は、誰が何をするのかを明らかにする必要があります。

個人の場合は「誰が」は不要で、その目標達成のために何をすればいいのかという行動内容を明確にします。

例えば、夏休みの宿題をする、という目標だけではどのようなペース配分で、どの科目の宿題から始めるかといった、どのような行動をすればいいのかがよくわかりません。

今週中に算数を終わらせて、来週は国語を終わらせる、というように夏休み中に宿題を終わらせるためのペース配分を把握しておく必要があります。

ホームページの集客数を 10,000 にする、という目標の場合もその目標を達成するためにどのような行動をとればいいのかを明確にする必要があります。

例えば、メルマガ広告を複数の会社に依頼する、というような行動です。

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Realistic(現実的)

SMART の法則の R は Realistic、現実的という意味です。

目標設定は、その目標が現実的に達成可能なものでなければいけません。

現実離れした大きな目標設定は、目標達成が困難で、モチベーションの低下を招きます。

例えば、起業したその日に

・今年中に日本一の起業家になる

という目標設定をしても、目標達成のための手段も構築しにくいですし、例え手段があったとしても達成は困難であるといえます。

まずは、

・月間売上を 30 万円

というような現実的な目標にします。

それが達成できたら次は、月間 50 万円、月間 100 万円と、段階的に目標をアップしていくことで達成しやすくなります。

Time-bound(期限)

SMART の法則の T は Time-bound、期限という意味です。

目標設定は期限を設けることが大切だということです。

期限を設けるというのは目標達成へのモチベーション維持のために必要なことです。

例えば先ほども例に挙げた夏休みの宿題ですが、これに期限がないとしたらどうでしょうか?夏休み明けに提出しなければならないからこそ、みんな夏休みに頑張って宿題をするのであって、期限が無いのであれば、そもそも全く手をつけないかもしれません。

ホームページの集客も、

・いつかは 10,000 にする

というような期限のない目標は達成しにくくなります。

・ 3 か月後には 10,000 にする

という期限があればこそ、その期限までに達成するには何をどうすればいいかを考え、行動することができるのです。

期限を決めていない目標は、いつか頑張ると自分の中で言い訳をして、結局目標達成のための具体的な行動をしない可能性もあるため、期限設定は大切なのです。

また、目標に期限を設けることは大切ですが、期限が目標達成のために適切であるかも大切です。

現実的な期限を設定しましょう。

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SMART の法則をまとめると

・目標が具体的であること
・目標が測定可能であること
・目標達成のために何をすればいいのかを明確にすること
・現実的な目標であること
・目標達成までの適切な期限を設けること

となり、この5つの項目を意識し目標設定することで達成しやすくなるでしょう。

仕事の段取りをする

仕事を効率的に進めるためには段取りが重要です。

その際に、HIROEN の視点を用いてタスクを分解することで効率的な段取りが可能になります。

HIROEN は以下の 6 つの視点の頭文字を繋げたものです。

・ HEAR(聞く)
あらかじめ、誰かに聞いておくべきことはないか!?
・ INFORM(伝える)
あらかじめ、誰かに伝えておくべきことはないか!?
・ REQUEST(依頼する)
あらかじめ誰かに依頼しておくべきことはないか!?
・ OPERATE(作業する)
自分で作業するべきことはないか!?
・ EXAMINE(調査、検討する)
調査、検討すべきことはないか!?
・ NEGOTIATE(交渉する)
あらかじめ誰かと交渉すべきことはないか!?

タスクをこれら 6 つの視点で分解することで、、あらかじめ他者と連携すべきことが把握できるため、効率的な段取りを組むことができます。

この段取りができていないと、あらかじめ他者と連携すべきこと(聞く、伝える、依頼する、交渉する)が後手に回り、結果的にスケジュールが遅れてしまうことになります。

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行動

実際に行動に移します。

振り返る

・ ToDo リストでやることを書き出す

・優先順位をつける

・優先順位の高いタスクに時間を割く

・目標を設定する

・目標達成のための細かい段取りを組む

・実行する

この流れがタイムマネジメントの基本的な考え方です。

しかしタイムマネジメントは、一度計画して実行すれば終わりというものではありません。

・計画通りに物事が進んでいるか
・目標がぶれていないか
・時間配分はこのままでよいか

というような計画の振り返りの時間を必ず設けるようにしましょう。

週末に休みがあるなど、決まった空き時間があれば、その日に 30 分から 1 時間程度時間をとりましょう。

そこで計画を振り返り

・予定通りに計画が進んでいるか
・予定通りでない場合、スケジュールの引き直しなどをチェック

というようなことを実施してその都度、計画を修正していきましょう。

短期的にスケジュールの見直しをおこなうことで、長期的なスケジュールがうまく回るようになります。

スケジュールの最後になって、間に合わない、と焦らないよう振り返りの時間を設けることは大切なのです。

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タイムマネジメントのコツ

すぐ終わるタスクから始める

優先順位の高いタスクから実行するのがセオリーですが、手をつけるのに気が重くなるようなタスクから始めるのも精神に負担がかかります。

1 日の始まりにエンジンをかける意味でもすぐ終わるタスクから最初に片付けるのは効果的です。

その作業がウォーミングアップになり、1 日の作業効率がアップします。

しかし、あくまでもウォーミングアップ程度の作業にとどめましょう。

次の項目でも紹介するように朝の時間は大切です。

重要な仕事は午前中に片付ける

朝は頭が一番すっきりしている時間です。思考の視野が広がり、発想力や思考力が最も高まっている時間帯です。

その時間に考える仕事や重要な意思決定をする仕事を入れるといいでしょう。

逆に脳が疲れてくる午後は交渉やルーチンワークなどのオペレーション的な業務が向いています。

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短時間で出来ることはすぐにやる

メールの返信や簡単な提出物の作成など、5 分くらいの短時間ですぐに終わるようなことはその場で終わらせてしまいましょう。

この細かい作業を先延ばしにすると、後に緊急性が高いタスクがどんどん増えてしまいます。

余裕を持ったスケジュールを組む

予定がぎゅーっと詰まったスケジュールを無理に組んでしまうと、予想していなかった事態が起こった時に対応できません。

例えば急に会議が入ることもあるでしょうし、何かのトラブルで思わぬ時間を取られることがあるかもしれません。

勤務時間のうち、予定を入れるのは 7 割程度にしておきましょう。

もし何も途中で起こらなければ、時間に余裕が生まれ、前倒しでタスクを進めることができます。

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締め切りは短めに設定する

目標には期限がある方が意欲が上がり達成しやすくなりますがあまりに余裕のある期限の場合、ダラダラと進めてしまいがちです。

少々厳しいくらいの期限にした方が集中力が続くこともあります。

少し頑張らないと終わらないくらいの短めの締め切りを自分で設定するのいいでしょう。

時間に制限があったほうが人間は頑張ることができるのです。

大きな仕事は細かなタスクに分ける

大きな仕事は往々にして長いスケジュールで組まれていることが多いですよね。

その分、終わりが見えないため着手しようとするやる気がなかなか湧いてきません。

そこで大きな仕事はいくつかの細かいタスクに分けて、それぞれのタスクに短期の締め切りを設定し直しましょう。

細かいタスクごとに達成感がありますのでモチベーションが維持しやすくなります。

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